Mejoría en el control de operativos
El control interno se refiere a las medidas de contabilidad financiera para captar y corregir debilidades contables. Las debilidades contables comunes son la falta de personal, la segregación insuficiente de deberes, problemas con la conciliación de cuentas y la aplicación de los criterios contables. Algunos de los consejos que se pueden seguir para la mejoría en el control de operativos son:
Mejorar el control interno mediante la adopción de normas de control de calidad o mediante el establecimiento de un sistema de notificación de incidentes, la realización de análisis de causa raíz, definición de los resultados esperados y el establecimiento de medidas de desempeño.
Establecer un conjunto de procedimientos escritos de la práctica y de los resultados previstos para cada función en el departamento de contabilidad, así como definir claramente los que tienen que estar separados y con qué roles.
Desarrollar un sistema de seguimiento que permita al departamento de contabilidad supervisar el historial de incidentes de problemas en curso, así como las anomalías, y asignar categorías o clasificaciones a los incidentes para los informes.
Capacitar a los empleados de contabilidad para informar sobre el más pequeño incidente o infracción con fines de seguimiento y mejora continua, establecer una política de revisión de incidentes que analice la causa raíz.
Documentar todas las conciliaciones bancarias mensuales y el pago de facturas y mantener la documentación por escrito de toda la actividad contable, que también servirá para mejorar la calidad de las auditorías independientes.
La mejora continua en una empresa es un enfoque para la mejora de procesos operativos que se basa en la necesidad de revisar continuamente las operaciones de los problemas, la reducción de costos oportunidad, la racionalización, y otros factores que en conjunto permiten la optimización.
A menudo es asociada con metodologías de proceso, la actividad de mejora continua proporciona una visión continua, medición y retroalimentación sobre el rendimiento del proceso para impulsar la mejora en la ejecución de los procesos.
Actualmente existen infinidad de instrumentos y herramientas de apoyo para la gestión de procesos de mejora en sus distintos ámbitos: análisis de problemas, generación y organización de ideas o representación de procesos o flujos de trabajo. Cada herramienta tiene una especialización y forma de utilización diferentes, así como diversas ventajas y puntos débiles.
Algunas recomendaciones en la selección y uso de este tipo de herramientas serían:
Realizar una preselección de las que pensemos que mejor se adaptan a nuestros objetivos y necesidades.
No es necesario seguir a rajatabla las instrucciones o metodología de las herramientas seleccionadas.
Aprender a utilizar pocas herramientas y adaptarlas a las necesidades de nuestra organización.
Una herramienta útil es Diagrama causa-efecto.
Esta herramienta consiste en el análisis que permite obtener un cuadro detallado y de fácil visualización de los diversos motivos que pueden originar un determinado efecto o problema. Se utiliza cuando se quiere detectar un efecto indeseable y descubrir sus causas.
Se suele aplicar en la investigación de las causas de un problema, mediante la incorporación de opiniones de un grupo de personas directa o indirectamente relacionadas con el mismo.
El diagrama causa-efecto también se le conoce también como diagrama de Ishikawa, haciendo referencia a su creador, el profesor japonés Kaoru Ishikawa, Actualmente está considerada como una de las principales herramientas de mejora por su gran sencillez y eficacia
Otra herramienta de las más utilizadas es Diagrama de Pareto.
Trata del análisis de gran ayuda para tomar decisiones en función de prioridades. Se basa en el principio «el 80% de los problemas se pueden solucionar, si se eliminan el 20% de las causas que los originan» enunciado por Vilfredo Pareto. Esto significa que con unas pocas acciones correctivas se pueden solucionar un gran número de deficiencias.
Este tipo de diagramas, es utilizado básicamente para conocer cuál es el factor o factores más importantes en un problema, determinar la causa raíz del problema, decidir el objetivo de mejora y los elementos que se deben mejorar.
Y así comprobar si se obtuvo el efecto deseado.
Todas estas herramientas se caracterizan por ofrecer una imagen muy esquemática y clara de los procesos, acciones o algoritmos de cualquier actividad relacionada con los circuitos de trabajo, lo que es de gran ayuda para una rápida detección de problemas específicos que estaban pasando desapercibidos.
Referencia
Teruel S. (2019), Cinco herramientas para la mejora de procesos. Recuperado de https://www.captio.net/blog/5-herramientas-para-la-mejora-de-procesos
J, Kristin. (1 de febrero, 2018) Cómo mejorar el control interno. Cuida tu dinero. Tomado de:https://www.cuidatudinero.com/13141016/como-mejorar-el-control-interno
